De la orden de compra al pago: qué hacer después de ganar una Compra Ágil

Paso 1: aceptar la orden de compra (2 días hábiles)

La orden de compra llega a Mercado Público y por correo. Antes de aceptar, compara con tu cotización: líneas, cantidades, precios unitarios, total, plazo, dirección. Si algo difiere, escribe al comprador (la OC trae su contacto) y pide corrección; se puede. Si todo calza, acepta. Si dejas pasar el plazo, el organismo puede cancelarla y readjudicar.

Paso 2: entregar

Entrega en el plazo cotizado, contado desde la aceptación. Lleva guía de despacho con el número de OC, las líneas y cantidades exactas. Pide firma y nombre de quien recibe. En entregas a regiones, confirma horario de recepción; las bodegas públicas tienen horarios cortos.

Paso 3: facturar

Factura electrónica con el número de OC en el campo de referencia (tipo de referencia 801, orden de compra). Sin esa referencia, el organismo devuelve la factura y el reloj no corre. La factura va al RUT y razón social del organismo que aparecen en la OC, no a la unidad.

Paso 4: recepción conforme

El organismo registra en Mercado Público y en su sistema financiero que recibió conforme. Sin ese registro no paga, aunque el plazo legal ya esté corriendo. Si a los 5 días hábiles de entregar no aparece, contacta al administrador de la OC. Lee recepción conforme.

Paso 5: cobrar

30 días corridos desde que el organismo recibe la factura, por la Ley de Pago a 30 Días (hasta 60 si las bases lo fijan). Lee pago a 30 días. El pago llega por transferencia; el organismo informa con un comprobante.

Si se atrasan

1. Correo al administrador de la OC con número de OC, factura y fecha de recepción conforme.
2. Si no hay respuesta en una semana, reclamo por pago no oportuno en Mercado Público: queda público en la ficha del organismo. Lee reclamos y el paso a paso en qué hacer si un organismo público no te paga.
3. Para órdenes grandes de organismos lentos, considera factoring desde el inicio y cotiza con ese costo incluido.

Llevar el control

Con 5 órdenes al mes, una planilla basta: OC, estado, fecha de entrega, factura, recepción conforme, fecha esperada de pago, pagado. Con 30, no. Galici sigue cada orden de compra desde Mercado Público y muestra en un solo lugar las ganadas, las entregadas, las con recepción conforme y las pagadas, con los días que lleva cada una.

Cancelaciones

Un organismo puede cancelar una OC antes de la entrega (cambió la necesidad, error). Si ya entregaste, tienes derecho a cobrar; documenta la entrega con la guía firmada. Si cancelan repetidamente después de que aceptaste, reclama. Guía completa: Compra Ágil en Mercado Público.